Was ist die Kassensicherungsverordnung?

Die Kassensicherungsverordnung in eine Verordnung des Finanzministeriums, die neue Standards zur Verhinderung von Manipulationen an Registrierkassen verbindlich vorschreibt. Die Kassensichverornung vom 26.9.2017 basiert auf dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 16.12.2016. Dieses Gesetz wird auch Kassengesetz oder KassenG genannt.

Ab dem 30.09.2020 müssen in Deutschland Registrierkassen, deren Bauart es technisch zulässt, mit einer sogenannten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Die Sicherheitseinrichtung speichert die Transaktionen der Kasse auf ihrem internen Speicher und liefert einen Code zurück an die Kasse. Dieser Code ist auf jeden Verkaufsbeleg zu drucken. Die Daten werden in einem unveränderbaren Protokoll gespeichert, das für das Finanzamt exportierbar sein muss.

Übergangsfrist

Nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 angeschaffte Registrierkassen, welche die Anforderungen der GoBD erfüllen, aber bauartbedingt nicht aufrüstbar sind, so dass sie die Anforderungen des § 146a AO nicht erfüllen, dürfen längstens bis zum 31.12.2022 weiterhin verwendet werden.

Die Nachweise des Vorliegens dieser Voraussetzungen sind für die jeweils eingesetzte Registrierkasse der Systemdokumentation beizufügen (z.B. durch eine Bestätigung des Kassenherstellers). Von der Ausnahmeregelung sind PC-Kassensysteme nicht umfasst.

Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)

Die in der Verordnung vorgeschriebene Sicherheitseinrichtung ist für die Erstellung der Signatur und die Speicherung des Journals zuständig.

Die Sicherheitseinrichtung muss als zusätzliche Hardware gekauft werden oder sie wird als Cloud Lösung bezogen. In Österreich wurde die Umstellung der Kassen mit EUR 200 pro Kasse bezuschusst. Dies ist in Deutschland derzeit nicht vorgesehen.

Es kommen also in jedem Fall zusätzliche Kosten auf die Betreiber von Registrierkassen zu.

Die Sicherheitseinrichtung muss für die Registrierkasse für jeden Abschluss einer Transaktion erreichbar sein.

Beim direkten Anschluss der Sicherheitseinrichtung per USB an die Kasse ist die Sicherheitseinrichtung bei Ausfall des Netzwerks oder der Internetverbindung nicht betroffen.

Da die Sicherheitseinrichtung nur die Größe eines USB Sticks oder SD Karte hat, ist sie i.d.R. problemlos unterzubringen.

Kassen, die keinen vollwertigen USB Anschluss haben (iPads) oder die an einem Server hängen, können die Signatur über eine Funkverbindung bzw. über das lokale Netzwerk von einer Hardware, die die TSE beherbergt (spezieller Drucker oder lokaler Server) empfangen.

Die Signaturerstellung über das Internet ist in zweifacher Weise problematisch: Das Internet kann ausfallen (eingeschränkte Offlinefähigkeit der Kasse) und zum aktuellen Zeitpunkt (November 2019) gibt es noch keine Zertifizierung eines Verfahrens, das den Bezug der Signatur über das Internet erlaubt, ohne ein Hardware-Sicherheitselement (Secure Element) vor Ort an der Kasse zu haben.

Es ist davon auszugehen, dass Verfahren auch ohne ein lokales Hardware-Sicherheitselement bis Mitte 2020 vom BSI zertifiziert werden, so dass dann auch eine Absicherung der Belege über das Internet möglich sein wird.

Verfalldatum von Sicherheitseinrichtungen

Die Technischen Sicherheitseinrichtungen haben ein Verfalldatum, das zwischen 3 und 7 Jahren liegt.

Bei erwarteten Anschaffungskosten von ca. € 250 für eine USB/SD Sicherheitseinrichtung stellt dies eine finanzielle Belastung für Betreiber von Registrierkasse dar.

Wenn die Absicherung der Belegdaten nicht durch eine TSE stattfindet, die vor Ort an die Kasse angeschlossen ist (USB, SD Karte), sondern über einen Cloud Service, ist die anfängliche Investition geringer, jedoch fallen monatliche Gebühren für diesen Service an, die über die Laufzeit i.d.R. deutlich höher sind € 250.

Eine Absicherung der Belege über die Cloud ist dann günstiger, wenn die Kasse nur für kürzere Zeiträume, z.B. für Messen oder Veranstaltungen, eingesetzt wird.

Wenn die Absicherung über einen speziellen Drucker erfolgt, weil die Kassenhardware keinen vollwertigen USB oder SD Anschluss hat, dann ist die anfängliche Investition etwas höher, da ein spezielles Druckermodell angeschafft werden muss. Ob eine Absicherung über die Cloud oder über einen speziellen Drucker günstiger ist, hängt von den jeweiligen Preisen ab.

Belegausgabepflicht

Im Rahmen der Kassensicherungsverordnung wird eine allgemeine Belegausgabepflicht eingeführt.

Der Beleg muss die Seriennummer der Kasse oder der technischen Sicherheitseinrichtung, den Signaturzähler und einen Prüfwert enthalten.

Wenn der Beleg dem Kunden elektronisch, z.B. als PDF, zugestellt wird, ist ein Papierausdruck nicht mehr erforderlich.

Es gibt wenige Ausnahmefälle, in denen ein Antrag auf Befreiung der Belegausgabepflicht gestellt werden kann.

Datenspeicher

Die abgesicherten Daten müssen zu jedem Zeitpunkt für das Finanzamt zum Export zur Verfügung stehen.

Die Daten werden entweder lokal auf der TSE Hardware gespeichert oder sie werden regelmäßig und automatisiert aus der TSE in einen externen Speicher exportiert. Dabei kann der Speicherplatz auf der TSE wieder freigegeben werden.

Alternativ kann eine Absicherung ohne lokale TSE in einem reinen Online-Speicher erfolgen.

Wenn kein Cloud Speicher oder kein Speicher in der Kassenverwaltung zur Verfügung steht und alle Daten ausschließlich lokal auf der Kasse gespeichert werden, muss eine neue TSE gekauft werden, wenn der Speicher voll ist.

Wenn eine Kassenverwaltung mit Speicher zur Verfügung steht, können die Daten von der TSE dorthin exportiert werden und der Speicherplatz auf der TSE kann wieder freigegeben werden.

Reine „Stand-Alone“ Kassen, die über keinerlei Anbindung an einen externen Speicher verfügen und die keinen Cloud Service für die Absicherung der Daten nutzen, haben insofern den Nachteil, dass der Datenspeicher der TSE irgendwann voll ist und dass er abhanden kommen kann. Auch wird der Betrieb unterbrochen, wenn ein Betriebsprüfer die Daten, die mehrere Gigabyte umfassen können auslesen will.

Anmeldung beim Finanzamt

Jede Registrierkasse muss eine Seriennummer haben. Mit dieser Seriennummer muss die Registrierkasse ab dem 30.9.2020 bei der Inbetriebnahme beim Finanzamt angemeldet werden.

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